Mail Inserm Outlook : accès à la messagerie

La messagerie Inserm Outlook constitue l'outil de communication central pour l'ensemble des personnels de l'Institut national de la santé et de la recherche médicale. Chaque personne intégrant la structure reçoit automatiquement une adresse @inserm.fr, tandis que les collaborateurs extérieurs bénéficient d'un domaine dédié @ext.inserm.fr. Comprendre le fonctionnement de cette messagerie, ses règles d'usage et les outils associés vous fera gagner un temps précieux au quotidien.

Connexion à la messagerie Inserm et gestion de l'authentification

Accéder au webmail Inserm via Outlook repose sur un identifiant rare lié à votre adresse institutionnelle. La plateforme mon-mot-de-passe.inserm.fr centralise toute la gestion des accès : modification du mot de passe, réinitialisation en cas d'oubli, et création ou mise à jour de l'adresse de récupération. Pensez à renseigner cette adresse de récupération dès votre arrivée, car elle sera indispensable si vous perdez l'accès à votre compte.

Une migration notable est prévue mi-décembre : elle concernera à la fois Outlook et Teams, avec l'introduction d'un identifiant unique pour les deux applications. Concrètement, l'adresse de connexion à Teams passera de @inserm.eu à @inserm.fr (ou @ext.inserm.fr pour les externes). Le mot de passe sera identique sur les deux plateformes après la mise à jour, et un calendrier commun permettra d'accéder aux rendez-vous en un clic depuis chacune des applications.

Attention : lors de cette migration, certaines données ne seront pas conservées. Les conversations engagées sans réunion préalable disparaîtront, ainsi que leurs documents associés. En revanche, les discussions liées à des réunions programmées seront maintenues, tout comme l'ensemble des échanges au sein du module Équipe. Les enregistrements de visioconférences ne seront plus accessibles après la bascule. Avant la migration, téléchargez systématiquement les fichiers à conserver. Les enregistrements peuvent être déposés sur Inserm Pod, avec la possibilité de restreindre ou d'ouvrir l'accès selon vos besoins. Pour les réunions créées dans votre calendrier Teams, veillez à ajouter explicitement votre adresse à la liste des participants, car l'autocomplétion ne fonctionnera pas.

Pour les accès sans fil hors du réseau, le service eduroam offre une connexion sécurisée reconnue internationalement. Le VPN institutionnel reste la solution recommandée pour accéder à distance aux ressources internes de l'Institut.

Règles d'usage, limites techniques et gestion des fichiers

La messagerie Inserm fonctionne dans un cadre technique précis qu'il vaut mieux connaître pour éviter les mauvaises surprises. Voici les limites essentielles à retenir :

Pour tout fichier dépassant 10 Mo, le service Filesender de Renater est la solution recommandée. Simple d'utilisation, il permet d'envoyer des pièces jointes volumineuses sans encombrer la messagerie. Certaines extensions de fichiers sont bloquées par défaut : .exe, .dll, .bat, .js, .vbs, .cmd, ou encore .ps1, entre autres formats exécutables. Cette liste couvre les principaux vecteurs d'infection malveillante. Par ailleurs, les images cliquables insérées dans les signatures sont également bloquées.

La gestion du spam passe par l'application spam.inserm.fr, qui permet de vérifier les messages filtrés, constituer des listes noires et créer des listes blanches. Chaque message transite par un serveur relai qui l'analyse, l'authentifie et le marque pour contrer virus et tentatives d'hameçonnage.

La plateforme Share complète efficacement la messagerie : elle offre jusqu'à 100 Go de stockage par personne et permet de créer des documents collaboratifs aux formats Word, Excel, PowerPoint et PDF. Une alternative solide pour partager des fichiers lourds en interne sans saturer votre boîte.

Services complémentaires : boîtes partagées, listes de diffusion et outils numériques

Au-delà de la messagerie individuelle Inserm, plusieurs dispositifs collectifs facilitent le travail en équipe. La création d'une boîte partagée nécessite de contacter le centre de services, qui évalue la demande. Le seuil minimal est fixé à 3 personnes d'un même service, sauf exception validée. La fonctionnalité "Envoyer en tant que" peut être activée selon les besoins, avec accord du responsable de service.

Pour les listes de diffusion, l'outil retenu est Sympa. À partir de 10 abonnés, la liste doit obligatoirement être modérée. C'est une règle basique mais souvent ignorée, qui évite les envois non contrôlés à grande échelle.

Lors d'un départ de l'Institut, la messagerie est désactivée. Le personnel peut demander au centre de services la mise en place d'un message d'absence actif pendant 3 mois, facilitant la transition pour les correspondants. Un exemple de message type : "J'ai quitté mes fonctions à l'Inserm le 28/11/2024. Je suis désormais joignable à nouvelle.adresse@domaine.fr."

Pour les visioconférences institutionnelles, BigBlueButton, le service webinaire de l'État, garantit la souveraineté des données. Des outils Renater permettent également de planifier des événements, partager des documents en temps réel et coordonner des réunions à distance. L'accès aux publications scientifiques de l'Institut transite par HAL-Inserm, archive ouverte regroupant textes intégraux, thèses et communications en libre accès.

Si votre établissement utilise un système d'authentification centralisé pour accéder à un espace numérique de travail, la logique d'identifiant unique adoptée par l'Inserm pour Outlook et Teams s'inscrit dans la même démarche de simplification. Adopter ces réflexes d'authentification unifiée réduit les risques d'oubli de mot de passe et renforce la sécurité globale de votre environnement de travail numérique.