Les statistiques montrent que 77% des projets deviennent très efficaces et plus rentables grâce à l’utilisation d’un programme de gestion d’équipe. L’utilisation de ces types d’outils permet d’augmenter les performances des équipes, de réduire les coûts et d’optimiser les processus. A quoi sert un programme d’organisation du travail ? Pourquoi utiliser un tel logiciel et quels sont meilleurs logiciels de planification du personnel gratuit ?
Qu’est-ce qu’un logiciel de planification ?
Un logiciel de planification et d’ordonnancement des quarts de travail est essentiellement un programme grâce auquel un gestionnaire, un propriétaire d’entreprise ou un employeur peut, en quelques clics simples , planifier les heures de travail des employés avec une grande liberté de personnalisation. On pourrait aussi penser qu’un tel logiciel est l’apanage des seules entreprises opérant 24h/24 et 7j/7 qui, pour des raisons évidentes, ont besoin d’outils adaptés pour gérer les rotations. Mais en réalité ce n’est pas du tout le cas.
Il existe de nombreux secteurs, allant de l’hôtellerie à la restauration, dans lesquels l’utilisation de solutions similaires est non seulement nécessaire, mais absolument essentielle au vu des innombrables avantages. D’un point de vue technique, par ailleurs, il est intéressant de savoir comment par logiciel pour travail posté nous n’entendons pas un type de programme spécifique, net et précis, mais plutôt un horizon beaucoup plus transversal dans lequel il est possible de trouver non seulement des solutions opérant localement, mais aussi celles du cloud .
Avec les intégrations, les gestionnaires peuvent gagner du temps et simplifier le processus de rémunération et de paie. Au lieu d’entrer manuellement des données dans un système disparate, vous pouvez envoyer des données en cliquant sur un bouton. Le programme de planning a plusieurs fonctionnalités. Il prend en charge le contrôle de l’utilisation du temps de travail par les employés en signalant l’état de la mise en œuvre des tâches, en surveillant les délais et l’avancement du travail ainsi qu’en analysant les coûts de main-d’œuvre.
À chaque étape de la planification des tâches, il existe des fonctions de gestion des informations. Le programme de gestion de projet en ligne facilite le contrôle des ressources. Les modules intégrés vous permettent de gérer le temps de travail de chaque employé. Le système de notification par e-mail facilite permet aux équipes de mieux collaborer et de mieux communiquer.
En quoi est-il utile ?
Utiliser un logiciel planning équipe gratuit offre les avantages suivants :
- Gestion efficace des tâches ;
- Meilleure planification du travail dans l’entreprise ;
- Contrôle facile du travail des employés dans l’entreprise ;
- Contrôle total de l’utilisation des ressources humaines disponibles ;
- Suivi et contrôle facilités des délais et de l’avancement des travaux ;
- Analyse approfondie des coûts engagés pour l’exécution des tâches individuelles ;
- Décompte facilité du temps de travail ;
- Meilleure allocation des ressources ;
- Réduction des conflits de disponibilité ;
- Accroissement de l’efficacité ;
- Facilitation du travail en équipe.
Si vous avez différentes entreprises et plusieurs horaires, votre travail est encore plus difficile. Lorsque vous gérez manuellement les plannings des employés pour l’ensemble de votre main-d’œuvre, il peut être difficile de les garder exacts et à jour. Les logiciels de gestion d’équipes simplifient ces processus et facilitent la vie de votre service RH, de vos gestionnaires et de vos membres de l’équipe. Par rapport à la planification manuelle, le logiciel de planification offre des avantages clés.
Les logiciels de planification d’équipes permettent de réduire le coût de la main d’œuvre. Sans la visibilité et les outils nécessaires pour créer des horaires précis, les gestionnaires perdent la possibilité de planifier correctement les tâches. Les logiciels de planification des employés permettent d’optimiser la gestion de l’entreprise. Le logiciel de planification automatisé des employés aide les gestionnaires à prendre des décisions de planification éclairées en fournissant une vue holistique de leur main-d’œuvre. La technologie intelligente fournit cette visibilité élevée en suivant les profils des employés, les préférences, les informations d’identification et les heures supplémentaires via une base de données centrale.
Ces programmes bourrés de fonctionnalités accroissent la productivité des managers. La planification automatisée réduit le fardeau tactique du processus de planification sur les gestionnaires, entraînant une augmentation spectaculaire de la productivité du gestionnaire opérationnel. Lorsque les gestionnaires n’ont plus besoin de consacrer des heures à rechercher manuellement les informations d’identification, à passer des appels téléphoniques de dernière minute ou à recouper les calendriers avec des feuilles de calcul, ils sont libres de se concentrer sur des projets plus stratégiques.
Les meilleurs logiciels de planification du personnel
Basecamp
Ce logiciel de travail en équipe vous permet de créer des tableaux pour gérer des tâches individuelles. La planification dans le système est très simple et la possibilité d’intégration avec votre agenda personnel vous permet de vérifier vos plans avec le reste des membres de l’équipe. C’est un bon outil pour le travail à distance dans toute organisation. C’est aussi un bon outil de communication entre les collaborateurs d’une même organisation. C’est certainement l’un des logiciels de gestion de projet en ligne les plus populaires dans les équipes. À bien des égards, Basecamp ressemble à un mélange plus étendu de Trello et d’Asana. Il combine une interface simple et de nombreuses capacités de gestion d’équipe.
monday.com
C’est une application populaire pour la gestion des tâches de projet. monday.com offre de larges possibilités quant à la forme de présentation des tâches. L’interface intuitive est pleine de couleurs qui rendront le travail plus agréable. Le programme lui-même fonctionne bien dans les équipes qui ont besoin d’un outil efficace pour planifier et gérer le temps. Un énorme avantage est le seuil d’entrée bas pour l’utilisation de Monday. C’est une application simple et intuitive, mais dans de nombreuses situations, ses capacités peuvent s’avérer insuffisantes.
Trello
Cette solution est très intuitive et facile à adapter. Trello lui-même présente deux énormes avantages qui ne font aucun doute : la simplicité de fonctionnement et une grande évolutivité, en grande partie grâce aux extensions gratuites et payantes. Dans la version gratuite, ce programme simple fonctionne bien dans de nombreux types d’équipes ou de projets. Pour de nombreuses personnes, il peut être un outil utile pour organiser le travail.
Teamwork
Teamwork Project est une solution de gestion de projet pour les professionnels. Ce logiciel offre une gamme de caractéristiques de communication et de collaboration au sein des équipes. Rich Action Software, le concepteur de cette solution, offre aux utilisateurs tous les avantages nécessaires pour suivre et livrer leurs projets à temps. Teamwork Project combine des fonctionnalités hautes performances qui créent des workflows plus intelligents, afin que les utilisateurs puissent se concentrer sur leur travail. Les caractéristiques comprennent la gestion des tâches, la surveillance du temps, les jalons, les graphiques Gantt, les rapports instantanés de haut niveau et bien plus encore.
Hubspot
HubSpot Meetings propose un plan gratuit phénoménal qui comprend plusieurs fonctionnalités. Il agit comme une plaque tournante entre les départements marketing, ventes et production afin de maximiser le potentiel de votre entreprise. De plus, HubSpot vous permet de concevoir votre propre page de réservation pour planifier des rendez-vous et des réunions avec vos clients. Enfin, HubSpot peut facilement être utilisé avec des applications de planification tierces, comme Office 365 ou même Google, par exemple.
Toggl
Toggl a été conçu pour améliorer la productivité des équipes, augmenter l’efficacité des tâches et rationaliser les procédures. Il se compose de trois modules. Toggl Track est un programme de gestion du temps qui facilite la planification et le contrôle des heures de travail. Toggl Plan se concentre sur la planification et le suivi des tâches. Toggl Hire permet aux candidats d’effectuer des tests de compétences dans le cadre d’un processus de sélection de personnel. Si vous recherchez un logiciel de planning simple et libre, Toggl est un excellent point de départ. Il est magnifiquement conçu et incroyablement facile à utiliser.
Wrike
Wrike est un logiciel de gestion de projet en ligne qui fonctionne pour les entreprises de toutes les tailles. Ce logiciel vous permet de surveiller le temps et la gestion de projet via une application mobile. Bien qu’il soit légèrement plus cher que certains de ses concurrents, Wrike est un choix de haute qualité qui peut vous aider à travailler avec des projets de toute taille. Wrike est un outil de planification de projets en ligne qui offre des fonctions de surveillance, de coopération, de communication et de rapport avancées. Les fonctionnalités de Wrike, telles que les formulaires d’application dynamique, les graphiques Gantt et les panneaux de contrôle configurables, permettent aux utilisateurs de simplifier et d’automatiser les processus. Ce logiciel aide votre entreprise à être efficace, compétitive et productive.
Favro
Favro est la plate-forme de planification et de collaboration la plus agile au monde. Grâce à Favro, les équipes peuvent s’organiser sur ce qu’il faut faire et comment le faire. De leur côté, les gestionnaires peuvent se concentrer sur la conduite d’objectifs de haut niveau. Favro est un outil qui facilite le travail d’équipe. Sa conception vous permet d’utiliser plusieurs cartes sur le même écran et de visualiser clairement tous les flux de travail. Il vous permet de gagner du temps, de créer des notifications et de rationaliser les nombreuses tâches quotidiennes qui ralentissent souvent la productivité. Avec Favro, vous pourrez connaître l’état de tous les projets en temps réel, ce qui facilite le contrôle et la planification.
Paymo
Paymo est un logiciel de gestion du travail qui aide les petites et moyennes entreprises, ainsi que les équipes à gérer leurs projets, à suivre le temps et à créer des factures. L’application Paymo est une application Kanban qui permet aux indépendants de gérer le flux de travail au fur et à mesure que les tâches progressent. Il offre tout en une seule solution, de la gestion des ressources à la planification de projet, en passant par la planification des équipes, l’estimation des coûts, la planification des ressources, etc. Avec toutes ces fonctionnalités dans une seule application, il n’est pas nécessaire d’utiliser ou de payer pour un autre logiciel. De cette façon, vous pouvez gérer tout votre travail en un seul endroit, du début à la fin.
Tempo
Tempo Planner est une plate-forme de gestion des ressources qui aide les entreprises à gérer le flux de travail et bien plus encore. Tempo Planner permet aux utilisateurs de trouver des ressources disponibles et de planifier et d’approuver des tâches. La technologie de filtrage aide les utilisateurs à rechercher et à trouver rapidement les membres de l’équipe en fonction de l’équipement, de l’utilisateur ou du rôle. Le calendrier du planificateur Tempo donne aux utilisateurs des informations précises sur toutes les ressources de leur organisation. De plus, les outils de gestion des affectations permettent aux utilisateurs d’administrer efficacement l’équipement et les tâches.