En matière d’organisation d’évènement professionnel, le choix du lieu est d’une importance capitale, car il est un facteur du succès. C’est l’endroit où se réuniront vos hôtes et il mérite de ce fait d’être confortable et compatible à vos exigences. Cependant, trouver un lieu approprié à votre évènement n’est pas toujours une tâche aisée. Voici quelques conseils pour vous aider dans cette démarche.
Effectuez des recherches sur la toile pour la location
Pour trouver un lieu qui s’accorde à votre évènement, rien de plus simple que d’effectuer des recherches sur les moteurs de recherche. En vous rendant sur https://www.kactus.com/fr/france/montpellier par exemple, vous trouverez une équipe de professionnels qui vous aidera dans la location de salle de séminaire selon vos critères.
En accédant à ces plateformes, un formulaire vous sera présenté. Tout ce que vous aurez à faire, c’est de le remplir en fonction de vos besoins et de vos exigences. Des espaces vous seront ensuite présentés et vous n’aurez qu’à choisir.
Faites appel à un prestataire d’évènementiel
Si vous souhaitez trouver facilement un endroit propice au déroulement d’un séminaire, solliciter les services d’un prestataire d’évènementiel est une option intéressante. En effet, faire ce choix vous permet de vous décharger entièrement de tout ce qui concerne la recherche du lieu et même de l’organisation de l’évènement.
Quelle que soit la ville où vous souhaitez organiser l’évènement, une grande variété d’espace vous sera proposée. Vous aurez le choix entre un hôtel, un espace vert, etc. Ces experts pourront même vous fournir le matériel nécessaire pour la tenue de votre évènement.
Définissez vos objectifs
Définir vos objectifs est une étape incontournable dans la recherche du lieu adapté à votre séminaire d’entreprise. Pour cela, interrogez-vous sur la nature du séminaire que vous envisagez d’organiser. S’agit-il d’un séminaire d’intégration, d’un lancement de produit ou d’un conseil de direction ? La réponse à cette question vous orientera au mieux dans la recherche du lieu de déroulement de l’évènement.
En effet, pour une teambuilding, le lieu à choisir ne sera pas le même que pour une formation. Pour le premier, optez pour un endroit où il sera possible de pratiquer des activités sportives, artistiques ou culturelles. Ce choix favorisera le renforcement de l’esprit d’équipe et la communication au sein de votre entreprise. À titre d’exemple, vous pouvez louer un cadre raffiné équipé d’un terrain de golf, afin d’initier vos collaborateurs à ce sport.
En ce qui concerne une formation, l’idéal serait d’opter pour une salle de réunion dotée d’équipements comme : un vidéoprojecteur, un paperboard, une connexion internet haut débit, ainsi que des fournitures de bureau.
Tenez compte du nombre de participants
L’endroit idéal pour l’organisation de votre séminaire est celui qui vous permet d’accueillir tous vos participants. C’est un critère essentiel qui entre en ligne de compte en ce qui concerne la recherche votre salle de séminaire. Ainsi, si vous comptez recevoir 100 personnes, la salle doit pouvoir contenir ces 100 personnes, assises.
Par ailleurs, avec les restrictions liées à certaines situations sanitaires, il est essentiel que l’espace soit aéré pour que personne ne se sente à l’étroit. Notez qu’il est préférable que vous ayez des places en trop que pas assez. Toutefois, n’exagérez pas dans le choix de la superficie de l’espace. Un espace trop grand pour le nombre que vous faites donnera une impression de vide.
Par ailleurs, nous vous conseillons de bien mettre la localisation du lieu choisi au moment de la rédaction de la convocation à la réunion, que vous enverrez à vos participants. N’oubliez également pas de considérer votre budget dans vos recherches.