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Externalisation de la paie : Tout savoir

L’externalisation de la paie consiste à recourir à des tiers pour effectuer le processus de paiement du salaire des employés. Afin de rationaliser la tâche et d’optimiser les performances de la structure organisationnelle de toute entreprise, de plus en plus de personnes décident de faire appel à des professionnels externes pour prendre en charge le processus. Voyons en quoi il consiste.

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

Mener une activité d’externalisation consiste pour une entreprise à engager une entreprise spécialisée dans un service. La masse salariale en est un bon exemple, car toute entreprise a le besoin d’en garder un contrôle responsable et ordonné. Il existe des entreprises spécialisées qui peuvent le faire mieux, plus efficacement et à moindre coût que le fait d’avoir un service interne et du personnel dédié à ces tâches.

Externalisation de la paie
Le traitement de la paie comprend plusieurs activités telles que la tenue des dossiers des employés, le calcul des salaires et des traitements des employés, le calcul et l’ajout de primes, la distribution de la paie, la génération de rapports relatifs à la paie et le respect des lois fiscales.

Améliorer les processus internes de votre entreprise vous aidera non seulement à optimiser le temps, mais aussi à économiser des ressources humaines et financières. C’est dans cette vision de la croissance de l’entreprise que se situent les sociétés d’externalisation de la paie. Il s’agit d’une sous-traitance de certains services à une autre entreprise, principalement ceux liés à la gestion financière et aux talents humains.

Saviez-vous que les entreprises peuvent externaliser divers services ? Ce qui motive les entreprises à faire cette externalisation, c’est la volonté de se concentrer sur le travail de production spécifique de l’entreprise, la fonction centrale de leur métier (cœur de métier), laissant la gestion des finances et du personnel entre les mains de professionnels experts.

L’externalisation du paiement des salaires comprend généralement toutes les activités liées au traitement de la paie et à d’autres fonctions liées à la paie.

Comment fonctionne l’externalisation de la paie ?

L’entreprise contractante fournit des informations de base sur son personnel et le contractant est en charge de calculer les paiements et de les programmer. Cela se traduit par une réduction des coûts car on évite d’avoir tout un département en charge des questions de paie telles que: le paiement des rémunérations et traitements, le calcul des rémunérations, la sécurité sociale et les retenues à la source, la gestion des fonds de pension, entre autres.

Les fonctions de paie généralement sous-traitées à un fournisseur tiers sont, entre autres, les suivants:

  • exécution de la paie
  • calcul de la paie des employés et des retenues à la source
  • dépôt des fonds ou émission des chèques
  • calcul des charges sociales étatiques et fédérales
  • paiement des retenues d’impôt
  • dépôt des rapports gouvernementaux requis
  • gestion des avantages sociaux des employés
  • retenue des cotisations de la sécurité sociale et de la pension

Quels sont les avantages liés à l’externalisation de la paie ?

Les avantages que les entreprises tirent de l’externalisation de ce service sont les suivants:

  • possibilité d’avoir une organisation plus flexible et légère
  • capacité à se concentrer sur l’activité principale de votre entreprise
  • réduction de la charge administrative
  • possibilité d’évaluer les employés en période d’essai ou de formation
  • réduction des imprévus juridiques
  • gain de temps
  • meilleure productivité
  • réduction des coûts
  • meilleure sécurité

En embauchant une entreprise pour gérer toutes les fonctions de la paie, une entreprise peut économiser beaucoup de temps et d’argent en réduisant la nécessité d’embaucher, de former, de retenir des professionnels de la gestion de la paie en interne. Externaliser la paie de vos employés vous évitera d’acheter les logiciels, les équipements et les fournitures nécessaires tout en veillant à ce que les salaires et avantages sociaux soient payés en temps opportun afin que les employés soient satisfaits.

Un autre avantage important de l’externalisation des besoins de paie de votre organisation est que vous n’avez plus à vous soucier de payer des pénalités pour des retards de paiement ou des erreurs de calcul. Les fournisseurs d’externalisation de la paie prennent la responsabilité de s’assurer que les paiements sont toujours effectués à temps et en totale conformité avec une réglementation fiscale en constante évolution.

Bénéfique pour les entreprise opérant à l’étranger

Pour les entreprises qui ont des activités à l’étranger, l’externalisation de la paie peut s’avérer encore plus bénéfique. En effet, payer les employés qui travaillent dans d’autres pays complique considérablement le processus de paie. C’est notamment le cas lorsque votre organisation est seulement en train d’établir sa présence. La gestion de la paie en interne exigera de votre équipe interne qu’elle se familiarise avec les lois fiscales locales et les normes relatives aux salaires des employés. Cela peut s’avérer difficile pour quelqu’un qui ne connaît pas cet environnement. C’est pourquoi il serait sage d’externaliser la paie de vos employés dans un premier temps.

Une externalisation de la paie vous permet de mieux respecter la réglementation fiscale en vigueur dans le pays. Le prestataire de services ou l’expert-comptable applique le code du travail et la convention collective en vigueur dans l’entreprise. L’employeur est donc exonéré de responsabilités en matière d’obligations légales et fiscales.

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De nombreuses sociétés de paie proposent d’autres services et incitent les entreprises à y souscrire en proposant des forfaits tout compris. Cela augmente le coût de l’externalisation de la paie. Or, il peut arriver que les services supplémentaires offerts ne soient pas vraiment avantageux pour l’entreprise.

Quels sont les inconvénients liés à l’externalisation de la paie ?

Une entreprise de paie qui n’a jamais traité d’aspects uniques de la paie d’une entreprise, comme la syndicalisation et les pourboires des employés de restaurant, peut introduire des erreurs dans la paie sans le savoir, et les corriger peut être coûteux et devenir un casse-tête administratif. Une société de paie qui ne dispose pas d’une interface permettant aux entreprises de saisir directement les heures de leurs employés peut introduire des erreurs de paie par simple erreur humaine.

Si une entreprise ne paie pas les impôts qu’elle doit à temps et avec précision, l’entreprise qui l’a embauchée est toujours responsable de ces taxes. Même si le fisc poursuit la société de paie pour ne pas avoir correctement remis l’argent des impôts, l’entreprise pourrait être obligée de payer ces impôts.

L’un des inconvénients de l’externalisation de la paie relève principalement du manque de personnel interne. Alors que de nombreuses entreprises de paie ont une aide 24/7 pour vous assurer de ne jamais être pris dans une urgence de paie, le manque de contact en face à face peut être un problème pour certains employés.

Comment choisir un service d’externalisation ?

Lorsque vous choisissez un service de paie externalisé, vous devez vous poser certaines questions clés avant de faire un choix.

Comment le service va-t-il interagir avec vous ?

Vous devrez savoir s’il existe un gestionnaire de compte dédié pour votre entreprise. C’est la norme avec les cabinets comptables, mais cela peut varier selon les prestataires. Il s’agit d’une question cruciale. Dans les services en ligne, vous n’interagirez que via un portail avec un support client virtuel.

Quel est le coût d’utilisation du service d’externalisation de la paie ?

Tous les fournisseurs de paie ont chacun des frais en fonction du niveau de service et du nombre d’employés. Vous devrez demander s’il y a des coûts cachés.

Fournit-il des services supplémentaires ?

De toute évidence, vous devez connaître tous les services inclus dans l’externalisation de la paie. Il importe également de connaître les services supplémentaires pouvant être offerts si nécessaire. Par exemple, un cabinet comptable local pourrait offrir des conseils financiers sur d’autres éléments commerciaux qui vont au-delà de la paie.

Le processus est-il simple ?

Pour les services RH, entrer dans un nouveau pays est déjà assez difficile et votre sous-traitance de la paie doit se dérouler sans heurts. Une fois les données des employés en place et la paie configurée, il ne devrait y avoir aucun retard dans les paiements mensuels ou les rapports. Tout écart ou problème doit être résolu rapidement et facilement afin que les RH n’aient pas à intervenir auprès du fournisseur ou des agences gouvernementales.

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