Modèle convocation réunion

Les modèles de convocation à une réunion

Une bonne communication est essentielle au bon fonctionnement d’une entreprise. C’est pourquoi les réunions régulières font partie intégrante de la vie quotidienne. Cependant, il est important que les réunions respectives ne suivent pas simplement un modèle, mais que les points actuels de l’ordre du jour soient réellement débattus et des solutions concrètes soient recherchées. Une convocation à une réunion correctement écrite est le premier pas dans cette direction. Les conseils suivants et chaque modèle de convocation réunion peuvent vous aider à mieux rédiger, voire à pimenter, votre prochaine invitation à une réunion.

Comment rédiger une convocation à une réunion ?

La convocation, la première partie de la réunion

Il est important de comprendre que votre convocation à une réunion est la première partie de cette réunion. La convocation à une réunion constitue la base et définit le calendrier et le contenu de cette réunion. La question est de savoir quand convoquer/ inviter, qui inviter, quelles informations à l’ordre du jour vous incluez. La question est aussi de savoir si la répartition des tâches pour cette réunion est claire. Tout cela est déjà décisif pour l’efficacité de cette réunion.

rédiger une convocation à une réunion
Quel est le bon modèle de convocation à une réunion ? Pour rédiger une convocation à une réunion, il faut savoir qu’il s’agit en réalité de la première partie de la réunion. Par conséquent, il importe de la rédiger de sorte à intéresser les potentiels participants tout en clarifiant les rôles.

Susciter l’intérêt dans la convocation à une réunion

Suscitez l’intérêt des invités avec un langage direct. Plus il y a de réunions, plus il est important que votre convocation à une réunion suscite l’intérêt par un langage direct. Rédigez vos convocations de manière à ce que le libellé indique à l’invité que la réunion est nécessaire. Sa participation, non seulement sa présence, peut également être demandée dans l’invitation. Dans les réunions internes en particulier, un langage clair n’est pas seulement autorisé, il est d’une importance cruciale.

S’adresser directement au participant tout en mentionnant les points importants à l’ordre du jour

Puisque de nombreuses réunions deviennent une routine, presque personne ne lit la lettre de convocation en entier. Des informations importantes se perdent ainsi au cours du processus. Adressez-vous donc directement au participant et évitez une longue introduction qui ne fera qu’ennuyer le lecteur. Soulignez également les points importants pour le bon déroulement de la réunion afin de ne pas les omettre.

Chaque participant peut alors mieux se préparer pour la réunion. Et ensuite, il pourra aisément y prendre part, si l’invitation aborde déjà les conditions générales et les points clés :

  • Incluez dans la convocation le nom des personnes qui participeront à la réunion;
  • Annoncez les points possibles de l’ordre du jour dans l’invitation;
  • Chaque participant doit connaître sa tâche à l’avance afin de pouvoir se préparer en conséquence;
  • Saisissez la durée prévue de la réunion afin de coordonner d’éventuels rendez-vous ultérieurs;
  • Faites savoir aux participants si de la nourriture est disponible;
  • Indiquez l’emplacement exact.

Quel support utiliser pour envoyer des convocations à une réunion ?

Outre la question du contenu, la question d’un support approprié se pose également au début des délibérations. Sous quelle forme faut-il envoyer le texte d’invitation à une réunion ? De nos jours, la première décision fondamentale se situe entre la forme numérique et analogique (c’est-à-dire papier). Il importe de prendre en compte différents aspects dans le cadre d’une gestion efficace des réunions.

Pour que votre événement soit un succès, vous devez baser les invitations sur votre groupe cible. Les invités peuvent-ils être tous atteints dans le monde numérique ? Ensuite, vous pouvez envoyer votre invitation par e-mail en toute conscience. Si ce n’est pas le cas, vous devriez plutôt vous fier à une invitation écrite envoyée par courrier.

Pour le choix du support, le type d’événement est important. Une invitation papier à une réunion sur la durabilité ne serait pas une bonne idée. En revanche, il est préférable d’envoyer des invitations papier pour les personnes d’âge avancé. Les invitations sur papier font une impression de sérieux.

Avant de vous choisir un support, vous devez vérifier votre budget. Si vous optez pour un support papier, il vous faudra imprimer puis envoyer les lettres d’invitation. Les coûts d’impression et d’expédition peuvent être considérables, selon la qualité et la taille. Cela dit, si vous avez un budget limité, il serait préférable d’utiliser une convocation électronique.

Modèle convocation réunion
Si vous souhaitez inviter plus de 400 employés à une réunion, le moyen le plus simple est d’écrire un e-mail.

Modèle de convocation pour une réunion en début d’année

Objet : réunion d’affaires le jeudi 23 janvier à 9h00

Bonjour,

Je tiens à exprimer ma gratitude personnelle pour avoir travaillé si bien en équipe et avoir pu atteindre les objectifs de l’année dernière. Je suis sûr qu’il y a eu des leçons valables tirées des quelques erreurs commises. Cependant, nous apprenons et nous nous améliorons grâce à nos erreurs.

Cette nouvelle année apporte de nouveaux défis et objectifs qui ne peuvent être atteints sans la contribution de tous les membres de cette équipe.

Afin de discuter du plan de travail de cette année et de mettre en avant le rôle de chaque membre de l’équipe, une réunion est prévue le jeudi 23 janvier 2017, dans la salle de conférence à 9h00.

L’équipe Alpha est priée de faire une présentation de 15 à 20 minutes qui couvre les réalisations de l’année dernière et les plans de l’année prochaine. Tout ordre du jour supplémentaire concernant l’allocation des ressources et des fonds peut également être inclus dans la présentation.

Veuillez accuser réception de cet e-mail comme d’habitude.

Thomas Perdreau

Modèle de convocation pour une réunion en fin d’année

Objet : Réunion du personnel – Vendredi 15 décembre 2017

Salut à tous,

À l’approche de la fin de l’année, je tiens à profiter de cette occasion pour vous remercier tous pour cet énorme effort en 2017. Cela a été une année avec beaucoup de hauts et de bas et nous avons tous extrêmement bien travaillé.

Je vous invite tous à participer à une réunion d’entreprise le vendredi 15 décembre 2017 à 15 heures. La réunion se tiendra dans notre salle de réunion principale à l’étage.

Je souhaite discuter de certaines des réalisations de l’entreprise tout au long de l’année. J’ai d’autres nouvelles intéressantes à annoncer et à ce titre, je souhaite que vous assistiez tous à la réunion, car cela marquera un chapitre important dans notre entreprise.

Veuillez me répondre avant le lundi 11 décembre 2017 pour confirmer votre participation.

Merci,

Jean Dujardin

Modèle de convocation à une réunion d’affaire

OBJET: Lettre d’invitation à la réunion de lancement de la plateforme de concertation

Cher Monsieur Serval,

Comme nous en avons discuté au début de cette semaine, je saisis cette occasion pour vous inviter à participer à la réunion de lancement qui se tiendra le 15 mai 2021. Cette rencontre réunira toutes les parties prenantes et servira de tremplin pour créer un environnement propice et des stratégies adéquates qui créeront des synergies entre toutes les entités impliquées et la communauté en général.

Azur Industries est le leader régional des constructions métalliques avec un grand nombre de projets mis en œuvre en France et à l’étranger. Nous nous spécialisons dans la gestion de projet d’infrastructures urbaines. Et jusqu’à présent, nous avons un réseau de centaines de partenaires dans divers domaines. Par conséquent, nous attendons impatiemment cette opportunité, car nous y voyons une occasion inédite d’étendre notre réseau.

La réunion se tiendra le 15 mai 2021 de 14h00 à 16h30 au 25, Rue de la Tourbière à Paris dans notre salle de conférence. Ce sera une excellente occasion pour votre entreprise de réseauter avec d’autres parties prenantes. De plus, vous pourrez bénéficier de votre implication dans nos projets en tant que partenaire et en tant que fournisseur.

Nous attendons avec impatience des accords commerciaux plus fructueux et une excellente association avec vous dans les jours à venir.

Veuillez confirmer votre participation par e-mail à rh@azur.fr ou au numéro de téléphone suivant : +33 9 23242627. Si vous avez besoin de plus d’informations ou d’assistance, n’hésitez pas à me contacter.

Cordialement,

Jérôme Corvier

PDG

Azur Industries

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