Malgré la digitalisation galopante, les documents en format papier demeurent omniprésents au sein des entreprises, toutes tailles confondues. On compte entre autres les documents comptables, administratifs, fiscaux, civils et commerciaux. Pour en faciliter la gestion, le classement, l’archivage, la consultation ainsi que le partage (en interne ou en externe), leur officialisation prend toute son importance. Il s’agit de les authentifier et de les conformer à la réglementation en vigueur.
Au-delà de la gestion simplifiée des documents papier des entreprises, l’officialisation revêt d’autres avantages. Elle permet d’attester de leur validité, de leur authenticité, de leur origine et de leur confidentialité, surtout lorsqu’ils renferment des renseignements stratégiques, sensibles ou personnels. Nous pouvons y ajouter la protection des entreprises et l’ensemble de ses parties prenantes contre les risques de copie, de falsification, de perte qui peuvent induire de lourdes conséquences financières ou juridiques. L’officialisation est aussi synonyme de gain de compétitivité, de productivité et de performance optimisées, mais aussi de réduction des délais, des coûts et des erreurs en rapport avec le traitement des documents. Cependant, quelles sont les solutions pour officialiser les documents papier d’une entreprise ?
Quelles sont les différentes solutions pour marquer les documents papier dans votre entreprise ?
Pour officialiser vos documents d’entreprise, plusieurs solutions de marquage s’offrent à vous.
Les tampons encreurs
Les tampons encreurs constituent le dispositif de marquage le plus courant, mais aussi le plus simple. Ils permettent plus exactement d’apposer une empreinte sur les supports papier, généralement au moyen d’une encre. Aussi polyvalents que pratiques, ils gagnent du terrain dans bon nombre de secteurs d’activités. Ces instruments peuvent être utilisés dans de multiples contextes, dont l’authentification des documents d’entreprise bien sûr. Ils permettent d’indiquer sur les supports papier à officialiser les informations légales relatives à votre entreprise, comme :
- le logo,
- le numéro SIRET,
- le nom,
- la forme juridique,
- le capital social,
- le numéro de TVA intracommunautaire.
On note aussi la date et la mention « copie conforme ». Les tampons encreurs peuvent accueillir une multitude d’informations et les visuels de votre choix. Quoi qu’il en soit, de tels dispositifs permettent à l’équipe administrative d’optimiser le plus possible son temps de travail dans le sens où ils sont simples d’utilisation. Ils lui font profiter d’un gain de réactivité et de temps indéniable. Les mêmes dispositifs constituent de surcroît un gage de professionnalisme, de crédibilité et de formalisme.
On distingue en général différents tampons encreurs, dont les modèles manuels et les modèles automatiques. Les premiers nécessitent d’encrer l’empreinte à chaque utilisation. Les seconds sont quant à eux munis d’un réservoir d’encre intégré permettant l’encrage automatique de l’empreinte à chaque pression. Dans tous les cas, les tampons encreurs peuvent être carrés, ronds, ovales, rectangulaires selon la taille et la forme de l’empreinte désirée. Selon vos besoins, ils peuvent être personnalisés ou standardisés.
Les autres dispositifs de marquage
Vous pouvez également avoir recours au cachet pour officialiser vos documents d’entreprise. Plus élaboré que les tampons encreurs, il permet d’authentifier les supports papier avec un sceau en relief. Le marquage peut être en cire, en plastique ou en métal et son apposition requiert l’utilisation d’un appareil spécifique. On cite par ailleurs le filigrane, lequel se veut efficace et discret. Grâce à cette solution, vous pouvez officialiser vos documents papier avec un texte ou un visuel invisible à l’œil nu. À savoir qu’un filigrane n’apparaît que par transparence ou sous une source lumineuse. Il peut être ajouté aux supports papier au moment de leur impression ou intégré directement aux papiers lors de leur fabrication. Nous pouvons ajouter à ces dispositifs de marquage le QR code et le code-barre, lesquels se révèlent à la fois modernes, innovants et polyvalents.
Comment choisir la solution qui vous convient le mieux ?
Pour trouver la solution d’authentification qui vous convient le mieux, vous devez tenir compte d’un certain nombre de critères. On note en premier lieu la typologie des documents à officialiser. Selon que les supports sont officiels, commerciaux, juridiques, commerciaux, administratifs, ils peuvent nécessiter un degré de traçabilité et de sécurité différent.
Ainsi, pour les documents administratifs, les tampons encreurs représentent un choix judicieux. Il est toutefois recommandé de préférer les modèles personnalisés à ceux qui sont standards pour des raisons évidentes d’image, de crédibilité et de praticité. Le cachet et le filigrane sont quant à eux préconisés pour les documents sensibles ou confidentiels. La raison est que ces dispositifs offrent un niveau de sécurité élevé puisqu’ils sont difficiles à imiter ou à reproduire. Pour ce qui est du QR code, il est souvent utilisé pour les supports papier promotionnels ou interactifs.
Vous devez par ailleurs considérer la quantité de documents papier. Selon que vous en produisez peu ou beaucoup, vous pouvez opter pour un dispositif de marquage plus ou moins rapide, pratique et économique. Par exemple, les tampons encreurs sont plus adaptés pour un volume restreint de supports, tandis que le filigrane est recommandé dans le cas contraire. N’oubliez pas de prendre en compte votre budget ainsi que vos besoins.
Les avantages de la numérisation pour le marquage de vos documents
Numériser un document papier consiste à le transformer en fichier numérique pouvant être stocké, consulté et partagé sur des supports digitaux. La dématérialisation permet de simplifier significativement le processus de marquage de vos documents. Dans ce cas précis, vous faites appel à une application ou un logiciel dédié pouvant générer de manière automatisée des cachets, tampons, filigranes, QR cods ou code-barre. L’authentification peut par conséquent se faire en deux temps, trois mouvements, ce qui permet à l’équipe concernée de gagner davantage en temps et en réactivité.
La numérisation améliore en outre la traçabilité et la sécurité de vos documents. Cela est possible grâce aux systèmes d’authentification, de cryptage et de signature électronique, lesquels peuvent garantir aussi bien la confidentialité et l’intégrité des données. La dématérialisation optimise par la même occasion l’archivage des documents ainsi que leur gestion au quotidien. On note aussi l’enrichissement de leur forme et leur contenu, notamment grâce aux formats dématérialisés permettant l’intégration de liens hypertextes, d’animations, de contenus multimédias, etc. Lorsque l’on parle de numérisation, il est difficile de ne pas évoquer le fait qu’elle permet de réduire au strict minimum l’utilisation de papiers et d’encres.